Alternativen zur klassischen Unternehmenssuche

Was leistet eine Antwortebene, was eine Trefferliste nicht leistet?

Sie fasst die einschlägigen Stellen aus mehreren Dokumenten zusammen und nennt, woher die Aussage stammt. Fachlich steht dahinter ein Verfahren, das erst passende Textstellen sucht und diese dann einem Sprachmodell als Grundlage vorlegt; die Abkürzung dafür lautet RAG.

Der praktische Unterschied zeigt sich bei Fragen, deren Antwort verstreut ist. Wenn die Kündigungsregel im Rahmenvertrag steht, die Fristverlängerung aber in einem späteren Nachtrag, findet die Trefferliste beide Dokumente und die Antwortebene die Regel. Genau dort entsteht die Zeitersparnis.

Wichtig bleibt die Nachprüfbarkeit. Eine Antwort ohne Quellenangabe ist im betrieblichen Einsatz wertlos, weil niemand sie verantworten kann. Achten Sie deshalb darauf, dass jede Aussage mit einem Verweis auf das Ursprungsdokument kommt, und prüfen Sie diesen Verweis im Test stichprobenartig.

Kaufen oder bauen?

amber aus Aachen steht für den Kauf-Weg. Die Lösung durchsucht angebundene Systeme wie SharePoint, Confluence, Microsoft Teams, Google Drive, HubSpot und Salesforce und beantwortet Fragen im Chat unter Beachtung der bestehenden Zugriffsrechte. Der Anbieter nennt T-Cloud-Rechenzentren in Deutschland und der EU, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und ISO 27001; für Enterprise-Kunden ist Betrieb auf eigener Infrastruktur möglich.

deepset aus Berlin steht für den Bau-Weg. Die Plattform dient dazu, eigene Such- und Frage-Antwort-Anwendungen auf Unternehmensdaten zu entwickeln, zu betreiben und zu steuern, Grundlage ist das Open-Source-Framework Haystack. Genannt sind ISO 27001 und SOC 2 Typ II sowie Betrieb als Cloud oder selbst gehostet; angebunden werden Datenbank- und Suchsysteme wie PostgreSQL, OpenSearch, Elastic, Snowflake und MongoDB.

Die Entscheidung hängt weniger am Budget als an der Mannschaft. Ohne ein Team, das eine Anwendung dauerhaft betreibt und weiterentwickelt, wird aus dem Eigenbau ein Prototyp, den nach einem Jahr niemand mehr pflegt. Mit einem solchen Team wiederum lässt sich ein Ablauf abbilden, den kein fertiges Produkt vorsieht.

• Fertiges Produkt: schnelle Einführung, feste Konnektoren, laufende Lizenz.
• Eigenbau: volle Kontrolle über die Pipeline, dafür dauerhafter Entwicklungsaufwand.
• Regulierte Branche mit besonderen Prüfpflichten: Eigenbau ernsthaft prüfen.
• Kein eigenes Entwicklungsteam: fertiges Produkt, sonst bleibt es beim Prototyp.

Welche Quellen lassen sich anbinden?

Das ist der Punkt, an dem sich die beiden Wege am deutlichsten trennen. amber nennt Dokument- und CRM-Systeme ausdrücklich, also genau die Orte, an denen Firmenwissen im Mittelstand liegt. deepset nennt Datenbank- und Suchsysteme; Dokument-Konnektoren zu SharePoint oder Confluence sind in unseren Prüfangaben nicht belegt und müssten im Eigenbau ergänzt werden.

Prüfen Sie deshalb zuerst, wo Ihr Wissen tatsächlich liegt, und erst danach die Lösung. Eine Aufstellung Ihrer fünf wichtigsten Quellen mit ungefährem Umfang und Pflegestand ist die nützlichste Vorbereitung für jedes Anbietergespräch.

Wie wird der Rechteabgleich gelöst?

Er ist die Kernanforderung jeder Wissenssuche. amber gibt an, bestehende Zugriffsrechte zu beachten, sodass Antworten nur auf Dokumenten beruhen, die die fragende Person ohnehin öffnen darf. Prüfen Sie das vor der Einführung mit einem Testkonto ohne besondere Berechtigungen.

Beim Eigenbau liegt diese Verantwortung bei Ihnen. Wer eine Pipeline selbst baut, muss die Rechteprüfung selbst abbilden und dauerhaft mit den Quellsystemen synchron halten. Das ist machbar, gehört aber von Anfang an in die Aufwandsschätzung und nicht in eine spätere Ausbaustufe.

In beiden Fällen bringt die Einführung eine Aufräumarbeit mit sich. Zu breit gesetzte Freigaben und verwaiste Ordner fallen erst auf, wenn eine Antwortebene über mehrere Systeme hinweg arbeitet. Planen Sie diese Bereinigung als Teil des Projekts ein.

Was kostet das im Betrieb?

Belegt sind Stand 08/2026: amber ab 9,99 € pro Nutzer und Monat, weitere Pläne bei 13,99 € und 17,99 €. deepset nennt ein kostenloses Studio für einen Nutzer zum Prototyping und Enterprise-Konditionen auf Anfrage.

Der Lizenzpreis ist beim Eigenbau der kleinere Teil. Rechnen Sie mit Entwicklungszeit, Betriebsaufwand und einer dauerhaften Zuständigkeit für Aktualisierungen der eingesetzten Bibliotheken und Modelle. Bei der fertigen Lösung entfällt das, dafür sind Sie an deren Konnektoren und deren Zeitplan gebunden.

Wo fehlen Angaben?

Bei amber ist SOC 2 nach Anbieterangabe nur nach Standard entwickelt und nicht als Attest belegt, und das Vertragsdokument ist nicht öffentlich verlinkt. Bei deepset sind Auftragsverarbeitungsvertrag und Cloud-Region nicht belegt, ebenso wenig Dokument-Konnektoren.

Beide Punkte lassen sich im Gespräch klären, sie sollten aber vor der Auswahl geklärt sein. Wer erst nach der Entscheidung feststellt, dass eine Quelle nicht angebunden werden kann, verliert die Zeit, die das Projekt einsparen sollte.