Zapier-Alternativen für den Mittelstand

Wann lohnt der Wechsel, wann nicht?

Er lohnt sich, wenn personenbezogene Daten durch die Abläufe laufen und Sie den Verarbeitungsort belegen müssen, oder wenn die Zahl der Ausführungen so gestiegen ist, dass das Abrechnungsmodell zum Kostentreiber wird. Auch für Betriebe mit eigener IT ist Self-Hosting ein handfestes Argument.

Er lohnt sich nicht, wenn nur wenige einfache Abläufe bestehen und niemand im Haus die Wartung übernehmen kann. Eine selbst betriebene Instanz bedeutet Updates, Sicherung und Verfügbarkeit in eigener Verantwortung.

Was unterscheidet n8n und Make?

n8n kommt aus Berlin, betreibt die Cloud-Variante laut Preisseite in Frankfurt und erlaubt Self-Hosting. Die Community Edition ist kostenlos und unter der Sustainable Use License für interne Geschäftszwecke nutzbar; der Starter-Tarif kostet 20 € monatlich im Jahresabo und enthält 2.500 Workflow-Ausführungen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist öffentlich verlinkt, SOC 2 Typ 2 ist im Trust Center genannt, ISO 27001 ist nicht belegt.

Make ist visuell zugänglicher und für Fachabteilungen ohne Entwicklungserfahrung gedacht. Der Einstieg liegt bei 9 $ monatlich für 10.000 Credits, es gibt einen Free-Plan mit 1.000 Credits monatlich. Der Anbieter nennt AWS als Infrastruktur mit Regionen in der EU und Nordamerika; ob Kunden die EU-Region wählen können, war beim Prüflauf nicht belegt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt als PDF vor, ISO 27001 und SOC 2 sind genannt, Self-Hosting gibt es nicht.

Wie steht es um Datenschutz und Verarbeitungsort?

Das ist der klarste Unterschied zwischen beiden. n8n benennt Frankfurt als Standort der Cloud und erlaubt zusätzlich den Eigenbetrieb, womit die Frage nach dem Verarbeitungsort im Zweifel selbst beantwortet wird. Make nennt AWS mit Regionen in EU und Nordamerika, die Wahlmöglichkeit ist nicht dokumentiert.

Beide stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit, was Voraussetzung für den Einsatz mit personenbezogenen Daten ist (Art. 28 DSGVO). Prüfen Sie zusätzlich, welche Dienste in den Abläufen aufgerufen werden: Ein Workflow, der ein Sprachmodell außerhalb der EU anspricht, verlagert den Verarbeitungsort, auch wenn die Plattform selbst in der EU läuft.

Welche Kosten entstehen tatsächlich?

Die Grundpreise sind niedrig, die Skalierung entscheidet. n8n rechnet in Workflow-Ausführungen, Make in Credits. Ein Ablauf, der stündlich läuft, kostet ein Vielfaches eines Ablaufs, der einmal täglich startet, obwohl beide gleich aussehen.

Rechnen Sie deshalb mit Ihrer erwarteten Ausführungszahl statt mit der Zahl der Abläufe. Bei Self-Hosting entfallen Lizenzkosten, dafür entstehen Betriebskosten und Arbeitszeit für Updates und Überwachung.

• Erwartete Ausführungen pro Monat schätzen, nicht die Zahl der Abläufe.
• Prüfen, welche Schritte ein Sprachmodell aufrufen und was das kostet.
• Bei Self-Hosting Betriebsaufwand und Verfügbarkeitsanspruch einplanen.
• Vertragslaufzeiten und jährliche gegen monatliche Zahlung vergleichen.

Wie migriert man bestehende Abläufe?

Abläufe lassen sich nicht automatisch übertragen, sie werden neu gebaut. Das ist weniger dramatisch, als es klingt, weil die Logik meist einfach ist und der Neubau die Gelegenheit bietet, Altlasten wegzulassen.

Gehen Sie in drei Schritten vor: bestehende Abläufe inventarisieren und nach Nutzen sortieren, die wichtigsten drei zuerst nachbauen und parallel laufen lassen, danach schrittweise umschalten. Dokumentieren Sie dabei, welcher Ablauf welche Daten anfasst.

Für wen bleibt Zapier die richtige Wahl?

Für Betriebe mit vielen unterschiedlichen SaaS-Werkzeugen und geringem Datenschutzrisiko, die schnell und ohne IT-Beteiligung Abläufe verbinden wollen. Der Aufwand, eine funktionierende Automatisierung abzulösen, ist real und selten kostenlos.

Wenn Verarbeitungsort und Eigenbetrieb für Sie keine Rolle spielen und die Kosten im Rahmen bleiben, ist ein Wechsel meist nicht der beste Einsatz Ihrer Zeit. Prüfen Sie stattdessen, ob einzelne Abläufe mit hohem Datenschutzrisiko gezielt umziehen.