Perplexity-Alternativen für Firmenwissen

Welche Frage wollen Sie beantworten: interne oder externe?

Notieren Sie eine Woche lang die Fragen, an denen Ihre Mitarbeitenden hängenbleiben. Erfahrungsgemäß fällt ein großer Teil in die zweite Kategorie: Was haben wir diesem Kunden vor zwei Jahren zugesagt, welche Toleranz gilt für dieses Bauteil, wie war die Regelung in jenem Projekt. Das steht in keiner öffentlichen Quelle.

Externe Recherche bleibt daneben ein eigener Bedarf, etwa für Markt- und Wettbewerbsbeobachtung oder Normenfragen. Sie ist in der Regel weniger zeitkritisch und betrifft weniger Personen, und sie verlangt eine eigene Regel dazu, welche Suchbegriffe überhaupt eingegeben werden dürfen.

Für die Werkzeugentscheidung heißt das: Klären Sie zuerst, welcher der beiden Bedarfe bei Ihnen den größeren Aufwand verursacht. Erst dann lohnt der Blick auf Funktionen.

Was leisten die geprüften Lösungen bei eigenen Unterlagen?

amber aus Aachen durchsucht angebundene Systeme wie SharePoint, Confluence, Microsoft Teams, Google Drive, HubSpot und Salesforce und beantwortet Fragen im Chat unter Beachtung der bestehenden Zugriffsrechte. Genannt sind T-Cloud-Rechenzentren in Deutschland und der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und ISO 27001; der Einstieg liegt bei 9,99 € pro Nutzer und Monat.

deepset aus Berlin ist kein fertiges Produkt für Endnutzende, sondern eine Plattform zum Entwickeln, Betreiben und Steuern eigener Frage-Antwort-Anwendungen auf Basis des Open-Source-Frameworks Haystack. Das lohnt sich, wenn Sie eine Auswertung brauchen, die kein Standardprodukt vorsieht, und ein Team haben, das die Anwendung dauerhaft betreibt.

Langdock aus Berlin ist die breiteste der drei Lösungen: eine unternehmensweite Plattform mit freier Modellwahl, Chat, Agents, Workflows und API unter zentraler Verwaltung. Welche Quellsysteme sich anbinden lassen, ist in unseren Prüfangaben nicht belegt, weil die Integrationsseite beim Prüflauf nicht erreichbar war.

Wie steht es um Quellenangaben und Nachprüfbarkeit?

Eine Antwort ohne Fundstelle ist im betrieblichen Einsatz nicht verwendbar, weil niemand sie verantworten kann. Achten Sie deshalb im Test darauf, dass jede Aussage auf ein Dokument verweist, das sich öffnen lässt, und prüfen Sie diese Verweise stichprobenartig nach.

Ein bewährtes Vorgehen ist eine Liste mit 20 Fragen aus dem Arbeitsalltag, deren richtige Antwort Sie kennen. Lassen Sie diese Fragen beantworten und zählen Sie drei Dinge: richtige Antwort mit richtiger Quelle, richtige Antwort ohne brauchbare Quelle, falsche Antwort. Die dritte Kategorie ist die wichtigste, weil sie zeigt, wo Ihre Ablage widersprüchliche Fassungen enthält.

Rechnen Sie damit, dass ein Teil der Fehler nicht an der Software liegt. Wenn drei Fassungen eines Preisblatts im Umlauf sind, kann kein System entscheiden, welche gilt. Legen Sie deshalb je Themenbereich eine führende Quelle fest.

• 20 Alltagsfragen mit bekannter Antwort als Prüfliste zusammenstellen.
• Jede Antwort auf ihre genannte Fundstelle zurückverfolgen.
• Führende Quelle je Themenbereich schriftlich festlegen.
• Testkonto ohne Sonderrechte für die Rechteprüfung anlegen.

Was ist bei vertraulichen Rechercheanlässen zu klären?

Auch eine Suchanfrage kann verraten, woran Sie arbeiten. Wer nach einem Zulieferer, einem Patent oder einem Übernahmekandidaten sucht, gibt damit eine Information preis, selbst wenn kein Dokument hochgeladen wird. Eine kurze interne Regel dazu, welche Vorhaben nicht in externe Dienste eingegeben werden, ist schnell geschrieben und wirksam.

Bei internen Quellen verschiebt sich die Frage auf Verarbeitungsort und Vertrag. amber nennt einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Rechenzentren in Deutschland und der EU. Für deepset sind Auftragsverarbeitungsvertrag und Cloud-Region nicht belegt, Self-Hosting ist jedoch möglich. Für Langdock ist EU-Hosting auf Microsoft Azure angegeben, ein öffentlich abrufbarer Auftragsverarbeitungsvertrag war beim Prüflauf nicht auffindbar.

Was kostet das im Betrieb?

Belegt sind Stand 08/2026: amber ab 9,99 € pro Nutzer und Monat mit weiteren Plänen bei 13,99 € und 17,99 €; Langdock 25 € pro Nutzer und Monat, bei jährlicher Zahlung 20 Prozent günstiger; deepset kostenloses Studio für einen Nutzer zum Prototyping, Enterprise auf Anfrage.

Der größere Posten ist in allen drei Fällen die Vorbereitung der Quellen. Veraltete Fassungen aussortieren, Bereiche kennzeichnen, die nicht ausgewertet werden sollen, und Zuständigkeiten für die Pflege benennen. Beim Eigenbau mit deepset kommt dauerhafter Entwicklungs- und Betriebsaufwand hinzu.

Wo fehlen Angaben?

Bei amber ist SOC 2 nach Anbieterangabe nur nach Standard entwickelt und nicht als Attest belegt, das Vertragsdokument ist nicht öffentlich verlinkt. Bei deepset fehlen Auftragsverarbeitungsvertrag, Cloud-Region und Dokument-Konnektoren zu Systemen wie SharePoint oder Confluence. Bei Langdock fehlen Integrationsliste, Supportsprache und der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Keiner der drei Anbieter veröffentlicht eine vollständige Liste der eingesetzten Modelle mit Verarbeitungsort. Fordern Sie sie vor Vertragsschluss an, denn sie entscheidet darüber, wohin Inhalte aus Ihren Dokumenten im laufenden Betrieb fließen.