Protokolle und Meetings zusammenfassen mit KI

Wie entsteht die Zusammenfassung technisch?

Aus einer Textquelle, nicht aus dem Raum. Entweder liegt bereits ein Transkript vor, etwa aus einer Videokonferenz, oder Sie geben Ihre Mitschrift in den Assistenten. Das Modell verdichtet den Text entlang einer Vorlage, die Sie vorgeben: Teilnehmende, Anlass, Beschlüsse, Aufgaben mit Zuständigkeit und Frist, offene Fragen.

Die Qualität hängt stärker an der Vorlage als am Modell. Wer nur um eine Zusammenfassung bittet, bekommt Fließtext. Wer eine feste Gliederung mit Aufgabenliste vorgibt, bekommt ein Dokument, das direkt in die Ablage kann. Microsoft 365 Copilot arbeitet dabei in Teams und Outlook, Langdock und innoGPT nehmen eingefügte oder hochgeladene Inhalte entgegen.

Welche Mitbestimmungsrechte sind zu beachten?

Sobald Systeme Verhalten oder Leistung von Beschäftigten erfassen können, greift Mitbestimmung. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG regelt die Mitbestimmung bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Bei Aufzeichnung und Transkription von Besprechungen ist das regelmäßig einschlägig, auch wenn niemand eine Überwachung beabsichtigt.

Hinzu kommt die Unterrichtungspflicht: § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG nennt die Planung von Arbeitsverfahren einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz. Binden Sie den Betriebsrat deshalb vor dem Pilot ein, nicht danach. Ohne Betriebsrat gilt trotzdem: Wer aufgezeichnet wird, muss es vorher wissen und zustimmen können.

Was gehört in eine gute Protokollvorlage?

Eine feste Struktur, die für jedes Meeting gleich bleibt. So lassen sich Protokolle später durchsuchen und vergleichen, und der Assistent liefert reproduzierbare Ergebnisse.

• Anlass, Datum, Teilnehmende und Verteiler
• Beschlüsse in ganzen Sätzen, ohne Interpretation
• Aufgaben mit Zuständigkeit und Frist, jeweils eine Zeile
• Offene Punkte mit dem Hinweis, wer sie klärt
• Ein Feld für Vertrauliches, das nicht in den allgemeinen Verteiler geht

Wo verarbeitet der Anbieter die Inhalte?

Das ist bei Besprechungsinhalten die zentrale Frage, weil dort oft Personalthemen, Vertragsdetails und Preise stehen. innoGPT nennt EU-Hosting auf AWS in Frankfurt sowie einen AV-Vertrag und ISO 27001. Langdock nennt EU-Hosting auf Microsoft Azure, ISO 27001 und SOC 2, ohne öffentlich abrufbaren AV-Vertrag. Microsoft nennt die EU-Datengrenze für EU-Kunden und behält sich Modellaufrufe in anderen Regionen bei hoher Auslastung vor.

Legen Sie zusätzlich fest, wie lange Transkripte gespeichert werden und wer sie löschen darf. Eine Aufbewahrung ohne Frist ist bei Besprechungsmitschriften selten begründbar.

Woran scheitern Protokollprojekte?

An fehlender Verabredung im Team. Wenn unklar ist, ob mitgeschnitten wird, entsteht Misstrauen, und die Beteiligten reden anders. Zweiter Grund: Das erzeugte Protokoll wird ungeprüft verschickt, ein Fehler landet in der Ablage, und danach traut niemand mehr dem Verfahren.

• Aufzeichnung ohne vorherige Ankündigung und Zustimmung
• Keine feste Vorlage, dadurch schwankt die Qualität stark
• Niemand prüft die Aufgabenliste vor dem Versand
• Vertrauliche Passagen landen im großen Verteiler
• Protokolle werden erzeugt, aber nirgends abgelegt und wiedergefunden

Wie messen Sie den Nutzen?

An der Zeit bis zum versendeten Protokoll und an der Zahl der Rückfragen danach. Beide Werte erheben Sie ohne Zusatzaufwand: Zeitstempel des Meetings gegen Zeitstempel der Protokollmail, und Rückfragen im Verteiler innerhalb einer Woche.

Ein dritter, weicher Indikator ist die Zahl der Aufgaben, die überhaupt eine benannte Zuständigkeit haben. In vielen Betrieben steigt sie deutlich, sobald eine Vorlage konsequent verwendet wird.