E-Mails und Antworten vorformulieren mit KI

Wie entsteht ein Entwurf im Arbeitsalltag?

Über drei Wege, die sich in der Praxis ergänzen. Erstens im Assistenten selbst: Sie fügen den Verlauf ein und beschreiben, was die Antwort erreichen soll. Zweitens über ein Add-in im Schreibprogramm, nele.ai nennt dafür Add-ins für Microsoft Word und Excel. Drittens direkt im Postfach, wenn der Assistent dort eingebettet ist; Microsoft 365 Copilot arbeitet in Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams und SharePoint.

Für die Qualität entscheidend ist der Kontext. Ein Assistent ohne Zugriff auf Preisliste, Textbausteine oder frühere Korrespondenz schreibt allgemein. Deshalb koppeln Betriebe diesen Fall oft mit einer Wissensanbindung, etwa an SharePoint oder Confluence.

Welche Lösung passt zu welcher Ausgangslage?

Das hängt an drei Fragen: Wie viele Personen sollen den Assistenten nutzen, arbeiten Sie bereits in Microsoft 365, und wie streng sind Ihre Vorgaben zum Serverstandort. Wer vollständig in Microsoft 365 arbeitet und keine zweite Plattform will, findet in Microsoft 365 Copilot die tiefste Integration, zahlt 18,20 € pro Nutzer und Monat im Jahresabo zuzüglich Mehrwertsteuer und braucht ein berechtigtes Microsoft-365-Abonnement.

Wer mit wenigen Personen startet und nicht pro Kopf zahlen möchte, findet bei nele.ai ein Credit-Modell ab 10 € pro Monat für das ganze Unternehmen. Wer eine Plattform mit freier Modellwahl sucht, findet sie bei Langdock für 25 € pro Nutzer und Monat. DeutschlandGPT liegt mit 20 € pro Nutzer und Monat zuzüglich Steuer dazwischen und nennt zusätzlich einen Free-Plan sowie einen Pro-Tarif ab 16 € monatlich bei jährlicher Zahlung inklusive Umsatzsteuer.

Was ist beim Datenschutz zu klären?

Vor allem, wo die Eingaben verarbeitet werden und wer sie sehen kann. E-Mails enthalten regelmäßig personenbezogene Daten, damit brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Vereinbaren Sie zusätzlich schriftlich, dass Eingaben nicht zum Training von Modellen verwendet werden.

Die belegte Lage unterscheidet sich deutlich. DeutschlandGPT nennt die Open Telekom Cloud mit Rechenzentren in Magdeburg und Biere, einen AV-Vertrag und ISO 27001. nele.ai nennt Server in Deutschland, einen öffentlich verlinkten AV-Vertrag und ISO 27001. Langdock nennt EU-Hosting auf Microsoft Azure sowie ISO 27001 und SOC 2, ein AV-Vertrag war beim Prüflauf nicht öffentlich abrufbar. Microsoft nennt die EU-Datengrenze, behält sich bei hoher Auslastung aber Modellaufrufe in anderen Regionen vor.

Welche Regeln braucht der Betrieb vor dem Rollout?

Eine kurze schriftliche Nutzungsregel, die vor der ersten Lizenz steht. Sie beantwortet vier Fragen: Welche Daten dürfen eingegeben werden, welche nicht, wer prüft die Ausgaben vor dem Versand, und wie wird gekennzeichnet, wenn ein Text maschinell entstanden ist.

• Verbotene Eingaben benennen, etwa Gesundheitsdaten oder vollständige Personalakten
• Prüfpflicht festlegen: Wer absendet, verantwortet den Inhalt
• Textbausteine und Preislisten als Kontext bereitstellen, damit Entwürfe stimmen
• Eine kurze Einweisung durchführen und dokumentieren
• Ein Postfach für Rückfragen benennen, damit Unsicherheiten sichtbar werden

Welche Schulungspflicht gilt?

Die KI-Verordnung verlangt in Art. 4, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Diese Pflicht gilt seit dem 02.02.2025 und betrifft auch kleine Betriebe, die lediglich einen Assistenten einsetzen.

Für diesen Anwendungsfall genügt in der Praxis eine kurze, dokumentierte Einweisung: Was das System kann, wo es sich irrt, welche Daten hineindürfen, wer prüft. Halten Sie Datum, Inhalte und Teilnehmende fest, damit die Maßnahme belegbar ist.

Woran erkennen Sie, dass es sich lohnt?

An der Zeit für wiederkehrende Korrespondenz, nicht an der Zahl erzeugter Texte. Wählen Sie zwei bis drei konkrete Nachrichtentypen aus, etwa Anfragebestätigung, Terminabsage und Statusmeldung, und messen Sie die Bearbeitungszeit vor dem Start an je zehn Fällen.

Nach vier Wochen messen Sie erneut und erfassen zusätzlich, wie oft ein Entwurf unverändert übernommen wurde. Dieser Anteil sagt mehr über die Qualität aus als jede Nutzungsstatistik. Für die Umrechnung in Euro nutzen Sie den Zeitersparnis-Rechner.