DocuWare IDP oder Workist: der Direktvergleich

Wo liegt der eigentliche Unterschied?

In der Breite gegen die Tiefe. DocuWare IDP nimmt den gesamten Dokumenteneingang und legt ihn strukturiert ab. Workist nimmt einen einzigen Vorgang, die Auftragserfassung, und führt ihn bis in die ERP-Maske durch. Das eine ist eine Grundlage, das andere ein fertiger Prozess.

Der zweite Unterschied ist das Ziel der Daten. Bei DocuWare landen die erkannten Werte in der Ablage und in angebundenen Systemen, bei Workist im Auftragsdatensatz des ERP. Wenn Ihr Innendienst täglich Bestellungen abtippt, ist genau dieser letzte Meter die Arbeit, die verschwinden soll.

Der dritte Unterschied ist die Betriebsform. DocuWare nennt On-Premises als Option, Workist ist ein Cloud-Dienst; ein Eigenbetrieb ist dort nicht belegt.

Wer sollte DocuWare IDP wählen?

Betriebe, deren Problem der Posteingang als Ganzes ist: Lieferscheine, Rechnungen, Schriftverkehr, Papier und Handschrift. Wer außerdem noch kein digitales Archiv hat, löst mit einem Dokumentenmanagement zwei Aufgaben in einem Projekt.

Ebenfalls dafür spricht die Zielgröße: DocuWare adressiert bereits Betriebe ab etwa zehn Mitarbeitenden, Workist ab etwa 50. Und wer den Betrieb im eigenen Rechenzentrum braucht, hat bei Workist nach den geprüften Angaben keine Option.

Wer sollte Workist wählen?

Betriebe mit hohem Auftragseingang im Innendienst, die SAP, Dynamics, NetSuite, Sage oder proALPHA einsetzen. Die ERP-Anbindungen sind namentlich genannt, und genau darin liegt der Unterschied zu einer allgemeinen Erkennungsplattform, die die Übergabe erst noch gebaut bekommen muss.

Als Referenzen nennt der Anbieter Liebherr, Böllhoff, Gira und Brennenstuhl, also Fertigung und technischer Handel. Wenn Ihre Bestellungen als PDF-Anhang oder Excel-Liste per E-Mail kommen und die Positionen von Hand übertragen werden, beschreibt das den adressierten Fall.

Beachten Sie die Abgrenzung: Eingangsrechnungen sind bei Workist nicht als Anwendungsfall belegt. Wenn die Rechnungsprüfung Ihr eigentlicher Engpass ist, klären Sie das vor dem Gespräch.

Wie unterscheiden sich Preis und Abrechnung?

Workist macht die Abrechnungslogik öffentlich, die Beträge nicht: Pläne Core, Professional und Enterprise, Abrechnung nach Dokumenten pro Jahr, Mindestlaufzeit zwölf Monate, kein kostenloser Plan (Stand 08/2026). Damit ist wenigstens die Rechengröße klar, und Sie können mit Ihrer Jahresmenge in das Gespräch gehen.

Für DocuWare IDP ist weder ein Preis noch eine Abrechnungseinheit belegt, weil die Funktion mit dem Dokumentenmanagement kommt. Rechnen Sie dort mit einer Gesamtkalkulation aus Lizenzen, Einrichtung und Ablage statt mit einem Dokumentenpreis.

Ein Jahreskontingent hat eine unangenehme Seite: Saisonspitzen laufen dagegen. Fragen Sie, was bei Überschreitung passiert, ob nicht genutzte Dokumente verfallen und ob innerhalb der zwölf Monate nachgebucht werden kann.

Wie steht es um Anbindung an ERP und Ablage?

Workist nennt sechs ERP-Systeme namentlich, darunter zwei SAP-Generationen und mit proALPHA ein im Mittelstand verbreitetes System. Das spart im Projekt die Zeit, die sonst in eine eigene Schnittstelle fließt. Eine Ablage ersetzt Workist nicht; die Belege bleiben dort, wo sie ankommen, sofern Sie kein Archiv daneben betreiben.

DocuWare IDP nennt Microsoft Teams, Microsoft Outlook, SAP, E-Mail, iPaaS-Konnektoren und eine API. Die Ablage ist Teil des Produkts, die Tiefe der ERP-Übergabe hängt am Konnektor. Fragen Sie konkret, welche Felder ohne Zusatzentwicklung im Zielsystem ankommen und wer die Zuordnung pflegt, wenn ein Lieferant sein Layout ändert.

Wo fehlen Angaben?

Bei Workist fehlen öffentliche Preise, eine ISO-27001-Angabe, die Nennung des Cloud-Anbieters hinter dem Frankfurter Hosting und die Supportsprache; Eingangsrechnungen sind nicht als Anwendungsfall belegt. Bei DocuWare IDP fehlen Preise, die Azure-Region, der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Supportsprache.

Bei beiden ist nicht belegt, ab welchem Vertrauenswert ein Mensch prüft. In der Auftragserfassung ist das besonders folgenreich, weil eine falsch übernommene Menge oder Artikelnummer direkt in eine Lieferung läuft. Lassen Sie sich zeigen, wie ein unsicherer Wert markiert wird, wo die Prüfung stattfindet und ob Korrekturen zurückfließen.

Erkennungsquoten nennen wir bewusst nicht. Sie hängen an Ihren Lieferantenlayouts, an der Scanqualität und an der Zahl der Positionen je Auftrag. Testen Sie mit einem echten Monatsstapel und legen Sie vorher fest, welche Felder fehlerfrei sein müssen.