Konfuzio oder Workist: der Direktvergleich

Wo liegt der eigentliche Unterschied?

In der Reichweite. Konfuzio ist eine Werkbank für viele Dokumenttypen: Sie definieren, was erkannt werden soll, und hängen die Ergebnisse an Ihre Zielsysteme. Workist ist ein fertiger Prozess für einen Vorgang, der von der eingehenden E-Mail bis zum Auftrag im ERP durchläuft.

Der zweite Unterschied ist das Betriebsmodell. Konfuzio nennt On-Premise und Cloud bei deutschen Hostern, Workist ist ein Cloud-Dienst mit Hosting in Frankfurt; ein Eigenbetrieb ist nicht belegt. Für Betriebe mit strenger interner Richtlinie ist das oft die erste Weiche, noch vor jeder Funktion.

Der dritte Unterschied liegt in der Belegdichte. Workist belegt Auftragsverarbeitungsvertrag und SOC 2, Konfuzio belegt ISO 27001. Jede Seite hat also eine andere Lücke, und beide Lücken lassen sich im Beschaffungsprozess schließen.

Wer sollte Konfuzio wählen?

Betriebe, die mehrere Dokumentarten in einem System bearbeiten wollen und nicht nur Aufträge. Rechnungen, Lieferscheine und Verträge sind ausdrücklich genannt, und mit DATEV steht eine im deutschen Mittelstand verbreitete Buchhaltungsanbindung zur Verfügung.

Das zweite Argument ist die Datenhaltung. Wenn Verträge oder Personalunterlagen im Spiel sind und Ihre Richtlinie den Betrieb im eigenen Haus oder bei einem deutschen Hoster verlangt, ist Konfuzio nach den geprüften Angaben die passendere Bauform.

Rechnen Sie mit einem Projekt: Der Anbieter nennt Pilotprojekte ab 5.000 €, adressiert Betriebe ab etwa 50 Mitarbeitenden und liegt in unserer Budgeteinordnung ab etwa 2.000 € monatlich. Wer nur einen einzigen Vorgang automatisieren will, zahlt hier für Spielraum, den er zunächst nicht nutzt.

Wer sollte Workist wählen?

Betriebe, deren Innendienst täglich Bestellungen ins ERP abtippt und die eines der genannten Systeme einsetzen. Der Nutzen entsteht sofort und ist messbar, weil sich die Zahl der manuell erfassten Aufträge zählen lässt.

Auch für Organisationen ohne eigene IT-Kapazität ist der enge Zuschnitt ein Vorteil: weniger Konfiguration, weniger Entscheidungen, ein klar umrissener Anwendungsfall. In unserer Budgeteinordnung ist Workist bereits ab etwa 500 € monatlich abgebildet und damit früher erreichbar als eine Plattformeinführung.

Die Grenze ist ebenso klar: Eingangsrechnungen sind nicht als Anwendungsfall belegt, ein Archiv gibt es nicht und ein Betrieb im eigenen Rechenzentrum ebenfalls nicht.

Wie unterscheiden sich Preis und Abrechnung?

Die Preislogik ist grundverschieden, auch wenn beide Beträge auf Anfrage nennen. Konfuzio beschreibt mit Pilotprojekten ab 5.000 € einen einmaligen Projektpreis für den Einstieg. Workist beschreibt ein Abonnement mit Dokumentenkontingent pro Jahr in den Stufen Core, Professional und Enterprise sowie zwölf Monaten Mindestlaufzeit (Stand 08/2026).

Ein Projektpreis belastet das Investitionsbudget einmalig, ein Kontingent belastet die laufenden Kosten und reagiert auf Mengenschwankungen. Welche Form besser passt, entscheidet in vielen Betrieben eher die Budgetstruktur als die Technik.

• Bei Konfuzio: Was deckt der Pilotpreis ab, und was kostet der Betrieb danach je Monat
• Bei Workist: Wie viele Dokumente umfasst die Stufe, und was passiert bei Überschreitung
• Bei beiden: Kosten für einen zusätzlichen Dokumenttyp oder ein neues Lieferantenlayout
• Bei beiden: Aufwand für die Anbindung an Ihr ERP und wer ihn trägt
• Bei beiden: Laufzeit, Kündigungsfrist und Herausgabe Ihrer Daten am Vertragsende

Was gilt beim Datenschutz und beim Betriebsmodell?

Konfuzio nennt EU-Hosting, deutsche Hoster namentlich und On-Premise sowie ISO 27001; ein Auftragsverarbeitungsvertrag und SOC 2 sind nicht belegt. Workist nennt EU-Hosting in Frankfurt, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und SOC 2; ISO 27001 ist nicht belegt und der Cloud-Anbieter hinter dem Frankfurter Hosting ist nicht genannt.

Auftragsdokumente und Rechnungen enthalten Namen, Kontaktdaten und teils Bankverbindungen, damit greift Art. 28 DSGVO. Fordern Sie in beiden Fällen den Vertrag samt Liste der Unterauftragnehmer, das Löschkonzept und eine schriftliche Aussage zur Verwendung Ihrer Belege für Modelltraining an. Für Ihren konkreten Fall lassen Sie das anwaltlich prüfen.

Ab welchem Vertrauenswert prüft ein Mensch, und wo fehlen Angaben?

Diese Schwelle ist der wichtigste Stellhebel im laufenden Betrieb, und keiner der beiden Anbieter dokumentiert sie öffentlich. Setzen Sie die Schwelle hoch, prüfen Menschen viel und der Zeitgewinn schrumpft. Setzen Sie sie niedrig, laufen Fehler durch, was bei Auftragsmengen und Artikelnummern unmittelbar Geld kostet.

Fragen Sie deshalb in beiden Gesprächen dasselbe: Gibt das System je Feld einen Vertrauenswert aus, können Sie die Schwelle je Feld und je Dokumenttyp einstellen, wie sieht die Prüfoberfläche aus und fließen Korrekturen in die Erkennung zurück. Lassen Sie sich das an Ihren eigenen Belegen zeigen, nicht an Musterdokumenten.

Weitere offene Punkte: Bei Konfuzio fehlen Listenpreise, Auftragsverarbeitungsvertrag, SOC 2 und Supportsprache, außerdem war die Preisseite beim Prüflauf nicht erreichbar. Bei Workist fehlen Preise, ISO 27001, der Cloud-Anbieter und die Supportsprache. Erkennungsquoten nennen wir nicht, weil sie an Ihren Dokumenten hängen und wir sie nicht messen.