Alternativen zu Microsoft Power Automate

Wann führt der Weg zu einer eigenständigen Plattform?

Wenn Ihre Systemlandschaft breit ist. Sobald Shop, ERP, Buchhaltung, CRM und Fachanwendungen aus verschiedenen Häusern zusammenspielen sollen, zählt die Zahl und Tiefe der Anbindungen mehr als die Nähe zu einer bestimmten Office-Umgebung.

Ein zweiter Anlass ist der Betriebsort. Wer belegen muss, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden, braucht eine benannte Region oder die Möglichkeit, selbst zu betreiben. n8n nennt für die Cloud-Variante Frankfurt und erlaubt zusätzlich Self-Hosting; Make nennt AWS mit Rechenzentren in der EU und Nordamerika, ob Kunden die Region wählen können, war beim Prüflauf nicht belegt.

Nicht sinnvoll ist der Wechsel, wenn Ihre Abläufe fast ausschließlich innerhalb einer Produktwelt stattfinden und dort ohne Zusatzkosten laufen. Eine zweite Plattform bedeutet einen weiteren Vertrag, eine weitere Rechteverwaltung und eine weitere Stelle, an der etwas ausfallen kann.

Wer baut und wartet die Abläufe?

Diese Frage trennt die beiden geprüften Lösungen am deutlichsten. Make richtet sich an Fachabteilungen ohne Entwicklungserfahrung und arbeitet mit visuellen Szenarien; angebunden werden unter anderem OpenAI, HubSpot, Monday.com, NetSuite, Salesforce und Slack. n8n adressiert laut Anbieter technische Teams, bringt Bausteine für KI-Agenten mit und nennt Anbindungen an Slack, Google Workspace, Microsoft 365 und SAP.

In der Praxis entsteht der größere Schaden nicht durch fehlende Funktionen, sondern durch Abläufe, die niemand mehr kennt. Wenn eine Kollegin eine Automatisierung baut und das Haus verlässt, läuft sie weiter, bis sie bricht. Legen Sie deshalb von Anfang an fest, wer welchen Ablauf verantwortet und wo er dokumentiert ist.

Eine einfache Regel hilft: Abläufe, die Geld, Kundendaten oder Verträge berühren, gehören in die Hände einer benannten Person mit Vertretung. Alles andere kann die Fachabteilung selbst betreuen, solange die Ablage der Zugangsdaten geregelt ist.

• Verantwortliche Person und Vertretung je Ablauf schriftlich festhalten.
• Zugangsdaten zentral verwalten statt in persönlichen Konten.
• Abläufe mit Geld- oder Kundendatenbezug gesondert kennzeichnen.
• Benachrichtigung bei Fehlläufen einrichten, nicht nur Protokolle schreiben.

Wie unterscheiden sich Verarbeitungsort und Nachweise?

n8n aus Berlin betreibt die Cloud laut Preisseite in Frankfurt und erlaubt Self-Hosting unter der Sustainable Use License für interne Geschäftszwecke. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist öffentlich verlinkt, SOC 2 Typ 2 ist im Trust Center genannt, ISO 27001 ist nicht belegt.

Bei Make ist der Firmensitz auf der Website nicht belegt, das Impressum war beim Prüflauf nicht erreichbar; der Footer nennt Celonis. Der Anbieter stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag als Dokument bereit und nennt ISO 27001 und SOC 2. Self-Hosting gibt es nicht, Enterprise-Kunden erhalten laut Anbieter eine separat verwaltete AWS-Umgebung.

Bei jeder Plattform gilt dasselbe: Ein Ablauf verlagert den Verarbeitungsort dorthin, wo seine Schritte ausgeführt werden. Ein Workflow, der ein Sprachmodell außerhalb der EU aufruft, transportiert Ihre Daten dorthin, auch wenn die Plattform selbst in Frankfurt läuft. Führen Sie deshalb je Ablauf eine kurze Notiz, welche Dienste er anspricht.

Was kostet das bei realer Nutzung?

Die Grundpreise sind niedrig, die Skalierung entscheidet. Make rechnet in Credits, n8n in Workflow-Ausführungen. Derselbe Ablauf kostet ein Vielfaches, wenn er alle fünf Minuten statt einmal täglich startet, und das sieht man dem Ablaufdiagramm nicht an.

Schätzen Sie deshalb vor der Auswahl die erwartete Zahl der Ausführungen pro Monat und rechnen Sie beide Modelle dagegen. Bei Self-Hosting entfallen Lizenzkosten, dafür entstehen Betriebskosten, Aktualisierungen und Arbeitszeit für die Überwachung. Kalkulieren Sie diese Zeit ehrlich, sonst verschiebt sich der Aufwand nur von der Rechnung in den Arbeitsalltag.

Wie übertragen Sie bestehende Abläufe?

Abläufe lassen sich zwischen Plattformen nicht automatisch übertragen, sie werden neu gebaut. Das ist weniger dramatisch, als es klingt, weil die Logik meist einfach ist und der Neubau die Gelegenheit bietet, gewachsene Sonderfälle wegzulassen.

Gehen Sie in drei Schritten vor: bestehende Abläufe inventarisieren und nach Nutzen sortieren, die drei wichtigsten zuerst nachbauen und einige Wochen parallel laufen lassen, danach schrittweise umschalten. Notieren Sie dabei je Ablauf, welche Daten er anfasst, denn genau diese Liste brauchen Sie später für Ihre Dokumentation.

Wo fehlen Angaben?

Bei Make sind der Firmensitz und die Möglichkeit der EU-Regionswahl nicht belegt, und die Preise sind in US-Dollar ausgewiesen. Bei n8n ist ISO 27001 nicht belegt, und die Community-Lizenz erlaubt nur interne Geschäftszwecke, was bei einer Nutzung für Kundenprojekte zu prüfen ist.

Für beide gilt: Die Liste der verfügbaren Anbindungen ändert sich schneller als jede Dokumentation. Prüfen Sie Ihre zwei oder drei wichtigsten Systeme im Testzugang selbst, statt sich auf eine Aufzählung zu verlassen.