Texte und Dokumente übersetzen mit KI

Welche Wege der Übersetzung gibt es im Betrieb?

Drei, die sich nach Aufwand unterscheiden. Erstens die direkte Übersetzung im Browser oder in Word: DeepL nennt Integrationen für Microsoft Word, Microsoft 365, Google Workspace sowie Chrome, Firefox und Edge. Zweitens die Übersetzung ganzer Dateien, bei der Layout und Formatierung erhalten bleiben. Drittens die Übersetzung im Rahmen eines Assistenten, wenn ohnehin ein Text erzeugt wird; das bieten Langdock und DeutschlandGPT als Teil ihrer Plattform.

Für wiederkehrende Fachbegriffe lohnt eine Terminologieliste. Sie sorgt dafür, dass Ihr Produktname nicht übersetzt wird und dass technische Begriffe in jeder Fassung gleich lauten.

Wann reicht ein Assistent, wann braucht es ein Fachsystem?

Ein Assistent genügt, wenn Übersetzung ein Nebenprodukt ist: einzelne Mails, kurze Textabschnitte, Zusammenfassungen fremdsprachiger Dokumente. Ein spezialisiertes System lohnt sich, sobald Dateiformate, Terminologie und Volumen ins Spiel kommen.

Für Betriebe mit Exportanteil ist die zweite Variante meist die richtige, weil Dokumentation und Angebote fortlaufend in mehreren Sprachen gepflegt werden müssen. Wer dagegen zweimal im Monat eine englische Mail schreibt, braucht kein zusätzliches Werkzeug neben dem vorhandenen Assistenten.

Welche Daten dürfen in ein Übersetzungssystem?

Das hängt vom Vertrag ab, nicht vom Gefühl. Sobald personenbezogene Daten enthalten sind, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Prüfen Sie außerdem, ob der Anbieter Eingaben speichert oder zum Training verwendet, und ob es einen Tarif gibt, der das ausschließt.

Belegt ist: DeepL nennt ISO 27001 und SOC 2 Typ II; Rechenzentrumsstandort und AV-Vertrag waren beim Prüflauf nicht belegt und sollten vor dem Einsatz angefragt werden. DeutschlandGPT nennt Rechenzentren in Magdeburg und Biere, einen AV-Vertrag und ISO 27001. Langdock nennt EU-Hosting auf Microsoft Azure.

Wie halten Sie Fachbegriffe einheitlich?

Mit einer gepflegten Liste, die vor der ersten großen Übersetzung entsteht. Sie kostet wenige Stunden und verhindert, dass dasselbe Bauteil in drei Dokumenten drei Namen hat.

• Produkt- und Markennamen, die unverändert bleiben müssen
• Technische Begriffe mit verbindlicher Zielsprachfassung
• Abkürzungen und ihre Auflösung
• Formulierungen für wiederkehrende Rechtstexte, etwa Gewährleistung
• Ansprechperson, die die Liste pflegt und Konflikte entscheidet

Wie binden Sie Übersetzung in bestehende Abläufe ein?

Am besten dort, wo der Text ohnehin entsteht. Wenn die Übersetzung ein eigener Arbeitsschritt in einem anderen Programm ist, wird sie vergessen; sitzt sie in Word oder im Redaktionssystem, wird sie benutzt.

Für wiederkehrende Dokumente lohnt ein fester Ablauf: Quelltext freigeben, übersetzen, fachlich prüfen, ablegen. Halten Sie dabei fest, welche Fassung die verbindliche ist, und kennzeichnen Sie übersetzte Dokumente als Übersetzung. Bei Betriebsanleitungen und Sicherheitshinweisen gehört zusätzlich eine fachliche Freigabe dazu, weil Fehler dort unmittelbar Folgen haben. Wer regelmäßig in dieselben Zielsprachen liefert, sollte zudem eine feste Ansprechperson je Sprache benennen, die Rückfragen aus dem Zielmarkt beantwortet.

Wie messen Sie den Nutzen?

An der Zahl der Dokumente, die überhaupt in Zielsprache vorliegen, und an der Durchlaufzeit bis zur fertigen Fassung. Beides ist ohne Zusatzaufwand erhebbar und aussagekräftiger als eine Qualitätsnote.

Für die Qualität empfiehlt sich eine Stichprobe: Lassen Sie fünf übersetzte Texte pro Quartal von einer fachkundigen Person gegenlesen und notieren Sie die Art der Fehler. Häufen sich Terminologiefehler, gehört die Liste erweitert.