Was ist Extraktion?

Technisch gibt es zwei Wege. Der ältere arbeitet mit Vorlagen: Für jeden Lieferanten wird hinterlegt, an welcher Stelle welches Feld steht. Das ist präzise, aber pflegeintensiv, denn jede Formularänderung bricht die Vorlage. Der neuere Weg arbeitet gelernt und erkennt Felder anhand ihres Zusammenhangs, ohne feste Position. In der Praxis kombinieren die meisten Produkte beides, und genau danach sollten Sie fragen.

Deutlich schwieriger als Kopfdaten sind Positionszeilen. Betrag und Rechnungsnummer stehen an einer Stelle, die Positionen einer Sammelrechnung dagegen in einer Tabelle mit Zeilenumbrüchen, Zwischensummen und Seitenwechseln. Wenn Ihr Prozess Positionen braucht, etwa für den Abgleich mit Bestellungen, muss der Test genau das enthalten. Anbieterdemos zeigen gern einseitige Musterrechnungen ohne dieses Problem.

Der typische Fehler ist, die Extraktion isoliert zu bewerten. Ein ausgelesener Betrag ist erst dann brauchbar, wenn er gegen Bestellung und Stammdaten geprüft wurde, also nach der Validierung, und wenn ein Konfidenzwert sagt, wie sicher sich das System war. Die drei Schritte gehören zusammen; wer nur den mittleren einkauft, bekommt Daten ohne Vertrauensmaß.

Für den Test empfiehlt sich eine Feldliste statt eines Gesamteindrucks. Notieren Sie die acht bis zwölf Felder, die Ihr Zielsystem wirklich braucht, und messen Sie je Feld die Trefferquote auf echten Belegen. Sie werden feststellen, dass die Schwäche fast immer bei zwei oder drei Feldern liegt, meist bei Steuersätzen, Bestellnummern und der Zuordnung des Lieferanten. Diese Felder sind Ihr Verhandlungsgegenstand.

Welche Begriffe hängen damit zusammen?

• Intelligent Document Processing: Die Kette aus Erkennen, Klassifizieren, Auslesen und Übergeben eines Dokuments an das Zielsystem.
• Konfidenzwert: Der Wert, mit dem ein System angibt, wie sicher es sich bei einem Feld ist. Er steuert, ab wann ein Mensch prüft.
• Validierung: Die Prüfung ausgelesener Werte gegen Stammdaten und Rechenregeln, bevor sie ins Zielsystem gehen.

Wo wird Extraktion in der Auswahl konkret?

Begriffe helfen erst, wenn sie an einer Entscheidung hängen. Extraktion spielt vor allem in Dokumente & Verwaltung eine Rolle. Dort sehen Sie, wie die geprüften Lösungen mit dem Punkt umgehen, jeweils mit Quelle und Stand-Datum.