Was ist Validierung?

Typische Prüfungen sind schnell aufgezählt: Existiert der Lieferant in den Stammdaten? Passt die Bankverbindung zu der hinterlegten? Ergeben Positionen, Steuer und Endbetrag zusammen die richtige Summe? Gibt es eine Bestellung zu dieser Nummer, und stimmen Menge und Preis? Ist die Rechnungsnummer bereits gebucht? Jede dieser Prüfungen ist einfach, und gerade in ihrer Summe liegt der Schutz.

Der praktische Wert wird oft unterschätzt, weil Validierung unspektakulär wirkt. Sie ist aber die Stelle, an der Betrugsversuche auffallen, etwa die geänderte Bankverbindung eines bekannten Lieferanten, und an der Doppelzahlungen verhindert werden. Diese beiden Fälle allein rechtfertigen in vielen Betrieben den Aufwand, noch vor jeder Zeitersparnis bei der Erfassung.

Der typische Fehler ist, die Regeln beim Anbieter zu vermuten. Standardprüfungen bringen Produkte mit, Ihre betrieblichen Besonderheiten nicht: Toleranzen bei Mengenabweichungen, Sonderregeln für bestimmte Lieferanten, Freigabegrenzen je Kostenstelle. Klären Sie vor dem Kauf, wer diese Regeln einrichtet, ob Sie sie selbst ändern können und ob dafür Beratungstage anfallen.

Achten Sie außerdem auf die Gestaltung des Fehlerfalls. Was passiert mit einem Beleg, der die Prüfung nicht besteht? Landet er in einer nachvollziehbaren Liste mit Begründung, oder verschwindet er stillschweigend in einem Ordner? Ein guter Prozess zeigt, welche Regel gegriffen hat, und lässt eine berechtigte Person mit Begründung übersteuern. Genau das braucht später auch die Betriebsprüfung.

Welche Begriffe hängen damit zusammen?

• Konfidenzwert: Der Wert, mit dem ein System angibt, wie sicher es sich bei einem Feld ist. Er steuert, ab wann ein Mensch prüft.
• Extraktion: Das Herausziehen einzelner Felder aus einem Dokument, etwa Rechnungsnummer, Datum und Betrag.
• Human in the Loop: Ein festgelegter Punkt, an dem ein Mensch prüft, bevor ein Ergebnis wirksam wird.

Wo wird Validierung in der Auswahl konkret?

Begriffe helfen erst, wenn sie an einer Entscheidung hängen. Validierung spielt vor allem in Dokumente & Verwaltung eine Rolle. Dort sehen Sie, wie die geprüften Lösungen mit dem Punkt umgehen, jeweils mit Quelle und Stand-Datum.