Abläufe zwischen Systemen automatisieren mit KI

Wie ist ein automatisierter Ablauf aufgebaut?

Aus Auslöser, Schritten und Fehlerbehandlung. Der Auslöser ist ein Ereignis: eingehende Mail, neues Formular, Zeitplan, Webhook aus einem Fachsystem. Danach folgen Schritte, die Daten holen, umformen, prüfen und in Zielsysteme schreiben. Verzweigungen entscheiden anhand von Bedingungen, welcher Weg genommen wird.

Der oft vergessene Teil ist die Fehlerbehandlung: Was passiert, wenn das Zielsystem nicht antwortet oder ein Pflichtfeld fehlt. Ohne definierten Fehlerpfad verschwinden Vorgänge unbemerkt, und genau das untergräbt das Vertrauen in die Automatisierung.

Worin unterscheiden sich die Plattformen?

Im Betriebsmodell und in der Abrechnung. n8n nennt eine Cloud in Frankfurt sowie eine kostenlose Community Edition, die Sie selbst betreiben können, und rechnet im Starter-Plan mit 20 € pro Monat bei jährlicher Zahlung für 2.500 Ausführungen ab. Make nennt Core ab 9 US-Dollar pro Monat für 10.000 Credits sowie einen kostenlosen Plan mit 1.000 Credits, betreibt aber ausschließlich als Cloud-Dienst ohne Selbstbetrieb. Langdock adressiert Automatisierung als Teil einer KI-Plattform mit Workflows und Assistenten zu 25 € pro Nutzer und Monat.

Für Betriebe mit eigener IT und hohem Datenschutzanspruch ist der Selbstbetrieb ein starkes Argument. Für kleine Teams ohne IT-Kapazität ist die Cloud fast immer die vernünftigere Wahl.

Womit sollten Sie anfangen?

Mit einem Ablauf, der oft vorkommt, wenige Systeme berührt und dessen Fehler sofort auffallen. Solche Abläufe lassen sich in wenigen Stunden bauen und liefern belastbare Erfahrung für größere Vorhaben.

• Kontaktformular in CRM und Aufgabenliste überführen
• Eingehende Rechnungen an die Buchhaltung weiterleiten und ablegen
• Neue Aufträge im Team-Chat melden und im Projekttool anlegen
• Termindaten zwischen Kalender und Einsatzplanung abgleichen
• Wöchentliche Auswertungen automatisch zusammenstellen und versenden

Welche Datenschutzfragen stellen sich?

Eine Automatisierungsplattform sieht die Daten, die durch sie hindurchlaufen, also häufig personenbezogene Daten aus Formularen, CRM und Mail. Damit gilt Art. 28 DSGVO. Klären Sie zusätzlich, wie lange Ausführungsprotokolle gespeichert werden, denn diese Protokolle enthalten oft vollständige Datensätze.

Belegt ist: n8n nennt Cloud-Hosting in Frankfurt, einen AV-Vertrag und SOC 2; ISO 27001 war beim Prüflauf nicht belegt. Make nennt AWS-Rechenzentren in der EU und in Nordamerika, ein AV-Vertragsdokument sowie ISO 27001 und SOC 2; eine garantierte EU-Regionswahl war nicht belegt. Langdock nennt EU-Hosting auf Microsoft Azure. Sobald ein Ablauf Leistungsdaten von Beschäftigten erzeugt, ist zudem § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einschlägig.

Woran scheitern Automatisierungsprojekte?

An unklaren Prozessen und an fehlender Zuständigkeit. Wenn niemand die Abläufe pflegt, brechen sie beim nächsten Schnittstellenwechsel still zusammen. Der zweite typische Fehler ist Überautomatisierung: Ein Ablauf mit zwanzig Verzweigungen ist nicht mehr wartbar und wird nach dem Ausscheiden der bauenden Person zur Blackbox.

Dokumentieren Sie deshalb jeden produktiven Ablauf in zwei Sätzen: Was löst ihn aus, was tut er, wer ist zuständig. Diese Liste ist wichtiger als jede technische Feinheit.

Wie messen Sie den Nutzen?

An der Zahl manueller Übertragungen und an der Durchlaufzeit des Vorgangs. Zählen Sie vor dem Start eine Woche lang, wie oft dieselbe Information in ein zweites System getippt wird. Nach der Umstellung sollte dieser Wert gegen null gehen, und genau das lässt sich prüfen.

Beobachten Sie zusätzlich die Fehlerrate der Abläufe. Eine Automatisierung, die wöchentlich manuell nachgebessert werden muss, hat ihren Zweck nicht erfüllt, auch wenn sie technisch läuft.