Termine koordinieren mit KI

Wie kommt ein Termin ohne menschliches Zutun in den Kalender?

In fünf Schritten. Der Assistent erkennt den Terminwunsch samt Anliegen, fragt fehlende Angaben ab, liest freie Zeiten aus dem angebundenen Kalender, schlägt zwei bis drei Vorschläge vor und schreibt nach Zustimmung den Termin zurück. Anschließend gehen Bestätigung und Erinnerung als Mail oder Kurznachricht heraus.

Technisch hängt alles an der Kalenderanbindung. fonio.ai nennt Anbindungen an Google Calendar und Microsoft Calendar sowie Webhooks und CRM-Übergaben; moin.ai und BOTfriends binden Terminsysteme über Schnittstellen an. Ohne verlässliche Rückschreibung entstehen Doppelbuchungen, und die kosten mehr Vertrauen als jede verpasste Anfrage.

Welche Regeln muss der Assistent kennen?

Alles, was Ihre Disposition heute im Kopf hat. Ein Kalender allein genügt nicht, denn er zeigt Freiräume, aber nicht die Bedingungen, unter denen sie belegt werden dürfen.

• Terminarten mit realistischer Dauer, statt einheitlicher Standardlänge
• Vor- und Nachlaufzeiten, etwa Anfahrt oder Rüstzeit
• Wer welche Terminart übernehmen darf und wer ausdrücklich nicht
• Sperrzeiten, Pausen und Randzeiten je Wochentag
• Verhalten bei fehlender Kapazität: Warteliste, Rückruf oder Weiterleitung

Was kostet die automatisierte Terminvergabe?

Die Spanne ist groß und hängt am Kanal. fonio.ai nennt für den Solo-Plan 99 € pro Monat bei monatlicher Zahlung, 84 € bei jährlicher Zahlung, mit 1.000 inkludierten Gesprächsminuten. moin.ai nennt einen Business-Tarif ab 750 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, 880 € bei monatlicher Zahlung, mit drei Monaten Mindestlaufzeit. BOTfriends nennt Pilotprojekte ab 500 € pro Monat und Produktivbetrieb ab 3.000 € pro Monat sowie einen vierzehntägigen Test. Alle Angaben Stand 08/2026.

Kalkulieren Sie den Einrichtungsaufwand mit: Terminarten, Regeln und Kalenderanbindung kosten typischerweise mehrere Tage, gleich welchen Anbieter Sie wählen. Die Lizenz ist bei diesem Anwendungsfall selten der größte Posten.

Was ist rechtlich zu beachten?

Zwei Dinge. Erstens die Transparenz: Nach Art. 50 KI-VO müssen Menschen erkennen können, dass sie mit einem KI-System interagieren. Der Assistent sollte das im ersten Satz sagen, am Telefon wie im Chat. Zweitens die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, denn Terminwünsche enthalten Namen, Kontaktdaten und mitunter Angaben zum Anliegen, die sensibel sein können.

Belegt ist: fonio.ai nennt Server in Nürnberg bei Hetzner, einen AV-Vertrag und benennt seine KI-Unterauftragnehmer, darunter OpenAI, ElevenLabs, Deepgram und LiveKit. moin.ai nennt Server in Deutschland bei OVH, die Sprachmodellverarbeitung in der Azure-Region Westeuropa und einen AV-Vertrag. BOTfriends nennt Datenverarbeitung in der EU; ein AV-Vertrag war beim Prüflauf nicht öffentlich belegt und ist anzufragen. Die Unterauftragnehmerliste gehört in jedem Fall in Ihr Verarbeitungsverzeichnis.

Woran scheitert die automatische Terminvergabe?

An zu optimistischen Zeitfenstern. Wenn der Assistent Termine im Fünfzehn-Minuten-Takt vergibt, die real vierzig Minuten dauern, entsteht binnen zwei Wochen ein Rückstau, und die Schuld gibt das Team der Technik. Zweiter Grund: fehlende Ausstiegswege. Wer nicht zum Menschen durchkommt, ruft nicht noch einmal an.

Der dritte Grund ist der Kalender selbst. Wenn Abwesenheiten nicht gepflegt werden, vergibt der Assistent Termine in Urlaubszeiten. Vor der Einführung lohnt sich deshalb ein Blick auf die Kalenderdisziplin, denn sie entscheidet über das Ergebnis stärker als die Sprachqualität.

Wie messen Sie, ob es funktioniert?

An vier Werten, die Sie vor und nach der Einführung gleich erheben: Anteil unbeantworteter Anrufe oder Chats, Anteil der Terminwünsche, die ohne Rückruf abgeschlossen werden, Zahl der Doppelbuchungen und Zahl der nicht wahrgenommenen Termine.

Der letzte Wert ist besonders aufschlussreich, weil automatische Erinnerungen hier unmittelbar wirken. Verzichten Sie auf Prozentversprechen aus Anbietermaterial und rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen aus zwei Vergleichsmonaten.